Uno de los errores fiscales más frecuentes entre autónomos consiste en pensar que un gasto funciona igual en IRPF y en IVA.
No es así.
Un mismo gasto puede ser deducible en IRPF y no en IVA, deducible solo parcialmente en IVA o incluso tener tratamientos completamente distintos según el impuesto.
Verdasco Asesores utiliza un ejemplo especialmente claro: el vehículo de uso mixto. En IVA puede aplicarse con carácter general una presunción de afectación parcial del 50 %, mientras que en IRPF la deducción del vehículo suele exigir una afectación exclusiva a la actividad, salvo determinados supuestos.
Antes de desgravar nada, por tanto, hay que formular dos preguntas separadas:
¿Puedo deducir este gasto en IRPF?
¿Puedo deducir el IVA de este gasto?
Los tres requisitos básicos
Para que un gasto sea fiscalmente defendible, Verdasco Asesores resume tres condiciones fundamentales:
- Vinculación con la actividad.
- Justificación mediante factura adecuada.
- Registro en los libros correspondientes.
Si falla cualquiera de ellas, la deducción se debilita.
Relación con la actividad
El gasto debe tener sentido profesional.
Debe servir para:
- Obtener ingresos.
- Prestar servicios.
- Fabricar.
- Comercializar.
- Mantener el negocio.
- Gestionar la actividad.
- Cumplir obligaciones.
La pregunta práctica
Si Hacienda te pregunta por qué necesitabas ese gasto para tu actividad, debes poder responder de forma razonable.
Factura completa
La fuente insiste en que un ticket o recibo simplificado puede no ser suficiente para determinadas deducciones.
Una factura completa debe identificar correctamente al profesional e incluir información como NIF, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA.
Mejor prevenir
Cuando compres algo para el negocio, pide factura completa desde el principio.
Intentar reconstruirla meses después suele ser más difícil.
Registro contable
El gasto también debe estar registrado en el libro correspondiente dentro del periodo fiscal adecuado.
Tener una factura olvidada en una carpeta no garantiza que la deducción esté correctamente aplicada.
Cuota de autónomos
La cuota de RETA es deducible al 100 % en IRPF.
No lleva IVA, por lo que no existe cuota soportada que deducir.
Justificación
El recibo bancario sirve como soporte.
Material de oficina e informática
Ordenadores, impresoras, tabletas, software, mobiliario y material relacionado con la actividad pueden ser deducibles cuando existe vinculación y factura adecuada.
Cuidado con la amortización
Un bien de inversión no siempre se deduce de golpe.
La fuente señala que determinados bienes con valor superior a 300 euros y vida útil superior al año deben amortizarse conforme a las tablas fiscales.
Ejemplo
Comprar un ordenador profesional de importe relevante no significa necesariamente deducir todo el coste en el mismo ejercicio.
Puede ser necesario repartirlo entre varios años.
Seguro médico
El autónomo puede deducir determinadas primas de seguro de enfermedad en IRPF.
La fuente recoge un límite de 500 euros anuales por persona para:
- Autónomo.
- Cónyuge.
- Hijos menores de 25 años que convivan.
El límite aumenta a 1.500 euros en caso de discapacidad.
Estos servicios están exentos de IVA, por lo que no existe IVA soportado deducible.
Seguros profesionales
Pólizas vinculadas directamente con la actividad, como responsabilidad civil profesional o determinados seguros de accidentes, pueden ser deducibles en IRPF.
Conviene conservar:
- Póliza.
- Recibo.
- Cobertura.
- Justificante bancario.
Alquiler de local u oficina
Si el local está afecto exclusivamente a la actividad, los gastos asociados suelen ser deducibles:
- Alquiler.
- Electricidad.
- Agua.
- Internet.
- Comunidad.
- Otros gastos vinculados.
En IVA, las cuotas soportadas pueden ser deducibles cuando se cumplen requisitos y la actividad da derecho a deducción.
Trabajar desde casa
Este es uno de los puntos que más confusión genera.
Gastos de titularidad
Pueden deducirse en proporción a la parte de vivienda afectada a la actividad.
Por ejemplo:
- IBI.
- Comunidad.
- Alquiler.
- Seguro.
- Amortización.
Suministros
Para suministros como luz, agua, gas o telecomunicaciones, la normativa establece una regla específica.
Señalamos la aplicación del 30 % sobre la proporción de metros cuadrados afectos a la actividad respecto de la superficie total de la vivienda.
Ejemplo
Si un despacho representa el 20 % de la vivienda, no deduces el 30 % de toda la luz.
Aplicarías el 30 % sobre ese 20 %.
Modelo 036
La afectación de la vivienda debe estar correctamente comunicada censalmente para defender esa deducción.
Vehículo
Probablemente sea el gasto que más conflictos genera.
IVA
Con carácter general, puede existir una presunción de afectación del 50 % para determinados vehículos de uso mixto, salvo prueba en contrario.
IRPF
El criterio suele ser mucho más estricto.
En muchos casos se exige afectación exclusiva a la actividad para poder deducir los gastos del vehículo.
Profesiones con reglas específicas
Hay actividades donde la utilización profesional del vehículo resulta más evidente, por ejemplo:
- Transporte.
- Comerciales.
- Autoescuelas.
- Taxistas.
- Determinados servicios.
En todo caso, conviene documentar el uso.
Restaurantes y manutención
Los gastos de manutención pueden ser deducibles en IRPF cuando cumplen requisitos específicos.
La fuente recoge límites diarios de:
- 26,67 euros en España sin pernocta.
- 48,08 euros en el extranjero sin pernocta.
Además, deben producirse en establecimientos de hostelería y utilizar medios electrónicos de pago.
Guardar más que la factura
Conviene conservar:
- Agenda.
- Cliente.
- Reunión.
- Motivo del desplazamiento.
- Ubicación.
- Pago.
Formación profesional
Cursos, congresos, libros técnicos y suscripciones relacionadas con la actividad pueden ser deducibles cuando exista relación profesional y factura adecuada.
La clave
Un curso relacionado con tu profesión es más defendible que una formación puramente personal.
Servicios profesionales
Los honorarios de:
- Abogados.
- Asesores.
- Consultores.
- Notarios.
- Contables.
- Profesionales externos.
pueden ser deducibles cuando están vinculados a la actividad y correctamente facturados.
Teléfono móvil
La fuente advierte que Hacienda suele exigir una afectación muy clara para aceptar la deducción íntegra de una línea móvil.
Mejor solución
Disponer de una línea diferenciada para negocio.
Esto facilita enormemente la prueba.
Gastos que no se aceptan
Destacamos varias categorías no deducibles:
- Multas.
- Sanciones.
- Recargos tributarios.
- Cuota del propio IRPF.
- Gastos personales.
- Gastos domésticos sin relación con la actividad.
No todo gasto pagado por la empresa es deducible
La cuenta bancaria no decide la naturaleza fiscal.
Pagos en efectivo
La fuente advierte también sobre los límites legales a pagos en efectivo y el riesgo fiscal de operaciones que superen los límites permitidos.
Para gastos profesionales importantes, resulta más seguro utilizar métodos trazables.
La proporcionalidad también importa
Hacienda puede fijarse en si los gastos son coherentes con la facturación.
Un profesional con ingresos reducidos y cantidades muy elevadas en:
- Restaurantes.
- Viajes.
- Hoteles.
- Vehículos.
- Representación.
puede llamar la atención de los sistemas de control.
Eso no significa que el gasto sea automáticamente incorrecto, pero tendrás que poder justificarlo.
Errores frecuentes
Pensar que IRPF e IVA son iguales
No lo son.
Deducir vehículo completo sin prueba
Especialmente problemático en IRPF.
Utilizar tickets
Una factura completa ofrece mucha más seguridad.
No comunicar vivienda afecta
Debilita deducciones de suministros.
Pagar restauración en efectivo
Puede impedir cumplir requisitos.
Registrar gastos en otro ejercicio
Debe respetarse el principio de imputación correspondiente.
Declarar gastos desproporcionados
Puede provocar comprobaciones.
Cómo organizarse bien
Carpeta por trimestre
Guarda documentos ordenados.
Pagos bancarios
Favorecen trazabilidad.
Facturas claras
Evita conceptos como “servicios varios”.
Notas internas
En comidas o viajes, explica motivo profesional.
Conciliación
Compara banco, facturas y libros.
Revisión independiente por impuesto
Antes de deducir:
- Analiza IRPF.
- Analiza IVA.
- No des por hecho que coinciden.
Los gastos deducibles del autónomo en 2026 no dependen únicamente de tener factura.
Hay que demostrar que el gasto está vinculado a la actividad, documentarlo correctamente y registrarlo en los libros fiscales. Además, IRPF e IVA deben analizarse de forma separada.
La cuota de autónomos puede ser plenamente deducible en IRPF y no tener IVA. Un coche puede admitir una deducción parcial de IVA y no ser deducible en IRPF. Los suministros de vivienda tienen reglas específicas. La manutención exige límites y pago electrónico.
La buena gestión fiscal no consiste en “meter todos los gastos”. Consiste en deducir todo lo que legalmente corresponde y poder defender cada euro si Hacienda pregunta.