¿Sabías que las dietas y los gastos de kilometraje no se pueden pagar “cuando se quiera”? La ley marca cuándo se devengan, cómo se justifican y en qué casos están exentos de impuestos.
En Verdasco Asesores, te explicamos con un lenguaje claro qué significan realmente estos conceptos, cómo deben aplicarse correctamente y qué errores suelen cometer las empresas y los trabajadores que pueden acarrear sanciones.
Qué son las dietas y el kilometraje
Las dietas y el kilometraje son compensaciones económicas que recibe un trabajador por gastos derivados de su actividad laboral fuera del centro habitual de trabajo. En otras palabras: no son un “extra”, sino una devolución de dinero que el empleado adelantó mientras realizaba su trabajo.
- Las dietas cubren gastos de comida y alojamiento.
- El kilometraje cubre el uso del vehículo personal para desplazarse por motivos laborales.
Estas compensaciones no tributan como salario si cumplen las condiciones legales. Pero si se pagan de forma incorrecta o sin justificación, Hacienda puede considerarlas retribución ordinaria.
Qué significa que una dieta se devenga
“Devengar” una dieta significa que se genera el derecho a cobrarla. Ese derecho aparece cuando el trabajador realiza el desplazamiento o incurre en el gasto, no cuando se le paga.
Por ejemplo:
- Si un empleado viaja a Sevilla el 5 de marzo, la dieta se devenga ese día, aunque se abone el 10 de marzo.
- Lo mismo ocurre con el kilometraje: se devenga en la fecha del desplazamiento.
Este detalle es muy importante para la contabilidad y la fiscalidad, ya que determina en qué mes y ejercicio deben registrarse los gastos.
Cuándo están exentas las dietas del IRPF
Las dietas no tributan si se cumplen las siguientes condiciones:
- El desplazamiento se realiza fuera del municipio donde el trabajador tiene su centro de trabajo habitual.
- El gasto se produce por motivos laborales y se justifica con facturas o recibos.
- No se trata de una cantidad fija sin relación con desplazamientos reales.
En el caso de alojamiento y manutención, la exención está sujeta a límites diarios establecidos por Hacienda:
- 53,34 € por día en territorio nacional.
- 91,35 € por día en el extranjero.
Si se supera ese importe, la parte excedente sí tributa como rendimiento del trabajo.
Qué ocurre con los gastos de kilometraje
El kilometraje se paga cuando el trabajador utiliza su propio vehículo para realizar desplazamientos laborales. La compensación cubre el combustible, el desgaste del coche y otros costes indirectos.
Hacienda establece una cantidad exenta máxima de 0,26 € por kilómetro recorrido, siempre que:
- Se acredite la distancia recorrida.
- Se justifique el motivo laboral del desplazamiento.
Para ello, conviene llevar un registro detallado de viajes, con fecha, destino, motivo y kilómetros.
Errores más comunes en las empresas
- Pagar dietas fijas mensuales.
Si el empleado no se desplaza realmente, esas dietas se consideran salario y deben tributar. - No justificar los gastos con tickets o facturas.
Hacienda puede exigir la devolución de las exenciones aplicadas. - No registrar la fecha real de devengo.
Genera errores contables y problemas en auditorías o inspecciones. - Confundir dietas con pluses.
Una dieta compensa un gasto, un plus retribuye un trabajo; fiscalmente son cosas distintas.
Cómo se deben justificar correctamente
Para que las dietas y kilometrajes sean válidos, deben cumplir tres condiciones:
- Existencia real del desplazamiento. Debe haber parte de trabajo, correo o documento que lo acredite.
- Gasto proporcional y razonable. No puede superar los límites diarios ni cubrir conceptos personales.
- Soporte documental. Facturas, tickets o justificantes con nombre, fecha y NIF del establecimiento.
La empresa debe conservar esta documentación al menos 4 años, el mismo plazo que tiene Hacienda para revisar.
Qué pasa si no se justifican bien
Si Hacienda detecta que las dietas no se corresponden con desplazamientos reales, puede:
- Reclasificarlas como salario.
- Exigir el ingreso del IRPF no retenido.
- Reclamar cotizaciones a la Seguridad Social.
Además, puede imponer multas de hasta el 50 % del importe no declarado. Por eso es fundamental que la empresa y el trabajador controlen con rigor el uso de las dietas y que cada pago esté documentado.
Qué ocurre en los desplazamientos prolongados
Cuando un trabajador presta servicios temporalmente en otro lugar durante varios meses, las dietas siguen exentas los primeros 9 meses. A partir de ahí, Hacienda considera que el destino se convierte en “centro habitual de trabajo”, y las dietas pierden su exención. Este límite evita abusos en los desplazamientos de larga duración.
Cómo deben reflejarse en nómina
Las dietas y kilometrajes deben figurar en nómina y en los recibos de salario, aunque no tributen.
Deben aparecer como “percepciones no salariales”, con el importe exacto y la fecha del devengo. Esto permite justificar ante la Inspección o Hacienda que se trata de compensaciones por gastos, no de un pago encubierto.
Ejemplo práctico de registro correcto
Supongamos que un comercial viaja de Madrid a Valencia el 12 de abril:
- Desplazamiento de 700 km en total.
- Gasto en hotel de 80 €.
- Comidas por 35 €.
La empresa abonará:
- 182 € por kilometraje (700 x 0,26 €).
- 115 € por dietas (80 + 35).
Total: 297 €, exentos de IRPF y cotización, siempre que se documenten los gastos.
Qué ocurre con los trabajadores autónomos
Los autónomos también pueden deducirse dietas y kilometraje, pero con más restricciones:
- Solo los gastos vinculados directamente a su actividad económica.
- Deben pagarse con tarjeta o medio electrónico, no en efectivo.
- Deben realizarse fuera del municipio donde desarrollan habitualmente su actividad.
Además, el kilometraje solo es deducible si el vehículo está afecto a la actividad y figura en el registro fiscal correspondiente.
Cómo influye el devengo en el cierre contable
Registrar correctamente la fecha de devengo de dietas y kilometrajes permite:
- Evitar errores en la liquidación del IRPF.
- Reflejar los gastos en el ejercicio contable correcto.
- Cumplir los plazos de declaración ante Hacienda.
Un error de devengo puede provocar que un gasto quede fuera del ejercicio, generando diferencias entre la contabilidad y la fiscalidad.
Las dietas y kilometrajes son herramientas legítimas para compensar gastos laborales, pero solo si se gestionan con orden y transparencia. El momento del devengo —la fecha en que realmente se produce el gasto— es lo que determina su validez fiscal.
En Verdasco Asesores, ayudamos a empresas, autónomos y trabajadores a gestionar correctamente las dietas, kilometrajes y desplazamientos, evitando sanciones y aprovechando todas las ventajas fiscales permitidas por la ley.