Cuando entregamos bienes sin cobrar o trasladamos activos del patrimonio empresarial al personal, entramos en el terreno del autoconsumo de bienes a efectos de IVA. En muchas ocasiones la empresa o la persona autónoma no percibe importe alguno, pero sí debe emitir factura y ingresar el IVA correspondiente. Esta situación también aparece con frecuencia cuando cesamos la actividad y todavía conservamos existencias, vehículos, mobiliario u otros activos del negocio.
En esta guía en tono profesional, y con enfoque práctico, ordenamos qué es autoconsumo, cuándo nace la obligación, cómo calcular la base imponible, qué hacer al cesar para evitar contingencias, qué pruebas conviene conservar y qué errores debemos evitar. Nuestro objetivo es que tomes decisiones informadas, reduzcas riesgos y documentes cada paso con rigor.
Qué es el autoconsumo de bienes
El autoconsumo de bienes se produce cuando transferimos a título gratuito bienes que forman parte de la actividad a terceras personas, o cuando trasladamos esos bienes desde el ámbito empresarial al privado del empresario o profesional. En términos operativos, Hacienda entiende que hay entrega sujeta a IVA y exige repercutir el impuesto como si hubiese precio.
Entregas gratuitas a terceros
Si donamos, regalamos o cedemos sin contraprestación bienes de la actividad (por ejemplo, unidades de producto, equipamiento informático antiguo, mobiliario, artículos promocionales que no cumplan condiciones específicas), se configura autoconsumo. Debemos:
- Emitir una factura a nombre del destinatario.
- Repercutir el IVA que proceda.
- Registrar la operación en la contabilidad y en los libros de IVA.
Clave operativa: que no cobremos nada no significa que no haya IVA. El hecho imponible no es el cobro, sino la entrega del bien con derecho previo a deducir el IVA soportado.
Traslado al patrimonio particular del empresario
Cuando el empresario decide quedarse con bienes del negocio para uso personal (electrodomésticos usados en la actividad, mobiliario, un ordenador, un vehículo afecto), también se produce autoconsumo. Ese cambio de destinoactiva la obligación de autorrepercutir el IVA.
Cuándo no nace el impuesto
Existen supuestos específicos en los que no procede tributar por autoconsumo (p. ej., muestras para promoción con características y valores determinados, objetos publicitarios de escaso valor con requisitos concretos). Dado que las condiciones son técnicas y la práctica varía según el caso, conviene revisarlas antes de dar por no sujeta una entrega gratuita. Nuestra recomendación es documentar siempre el propósito promocional y conservar evidencias.
Cómo calcular la base imponible
La base imponible del autoconsumo es el coste que representa para la empresa lo que está entregando, con matices según exista o no transformación.
Bienes sin transformación
Si el bien no ha sido transformado, la base imponible coincide con su coste de adquisición (precio de compra + gastos directamente imputables, como portes, aranceles o seguros asociados a esa compra).
Bienes transformados
Si el bien ha sufrido transformación, la base imponible será el coste de adquisición más los costes de transformación, incluyendo materiales, servicios y gastos de personal relacionados con dicha transformación.
Ajustes por uso, deterioro u obsolescencia
Si el valor del bien ha cambiado por uso, deterioro u obsolescencia, ajustaremos la base para reflejar esa realidad económica. El objetivo es evitar sobrevaloraciones que distorsionen el IVA repercutido. Documenta el ajuste con tasación interna, partes de mantenimiento, inventarios o fotografías fechadas.
Ejemplo de cálculo orientativo
- Equipo informático adquirido por 1.000 € (IVA soportado deducido en su día), usado y ahora regalado a una entidad colaboradora.
- Base imponible inicial: 1.000 €.
- Ajuste por obsolescencia valorado internamente en −40%: base 600 €.
- IVA repercutido: 600 × tipo aplicable.
- Factura: a nombre del destinatario, con precio 0 € y IVA sobre base 600 €.
Nota: El ejemplo es ilustrativo. Adecúa tu metodología de valoración y conserva evidencias del ajuste.
Cese de actividad: foco de comprobaciones
Uno de los contextos con mayor riesgo de autoconsumo es el cese de la actividad. Tras comunicar la baja, es habitual que la Administración verifique el destino de existencias, vehículos, mobiliario o activos afectos al negocio. Si se destinan a usos particulares, habrá autoconsumo y exigencia de IVA.
Qué conviene hacer antes de tramitar la baja
Lo más eficiente es vender o liquidar todo el patrimonio empresarial antes de cursar la baja. Así evitas tener que autorrepercutir IVA por bienes que pasen automáticamente al ámbito privado al cesar.
Consejo: planifica un calendario de liquidación (subastas, venta directa, ofertas a clientes y proveedores) y deja constancia de precios, contactos y fechas.
Si necesitas darte de baja de inmediato
Puede que no sea posible esperar (por ejemplo, para detener la cuota de autónomos). En ese caso, reúne pruebas de que no ha habido autoconsumo:
Pruebas de intención de venta
- Anuncios de venta en webs, prensa o marketplaces: guarda capturas, fechas y condiciones.
- Ofertas enviadas a clientes o proveedores: conserva emails y respuestas.
- Contratos o encargos de intermediación/venta.
Destrucción o chatarrización
Si los activos son demasiado específicos y no hay mercado, plantea su destrucción o venta como chatarra:
- Certificados de destrucción emitidos por gestor autorizado.
- Albaranes y facturas del chatarrero con descripción de los bienes.
Vehículos: acreditar no uso tras el cese
Los vehículos son un punto caliente por el potencial uso privado. Dos fórmulas sencillas:
Certificado notarial de kilometraje
Acude a notaría el día del cese (o inmediatamente) para acreditar el odómetro. Si meses después sigue igual, tendrás un indicio sólido de no utilización.
Inspección técnica (itv) tras el cese
Pasa la ITV y conserva el informe con kilometraje. Es una alternativa económica para evidenciar que el vehículo no se ha usado desde el cese.
Secuencia de actuación recomendada
- Inventariar todos los bienes afectos.
- Decidir: venta, destrucción o mantenimiento en empresa (si hay continuidad societaria).
- Documentar cada opción con pruebas.
- Cursar baja y archivar todo el expediente en un dossier accesible.
Procedimiento práctico: cómo facturar un autoconsumo
Datos esenciales de la factura
- Emisor: la propia empresa o autónomo.
- Destinatario: la persona o entidad que recibe el bien (en autoconsumo interno, puede emitirse una autofactura con el propio NIF como destinatario, según práctica contable).
- Descripción: “Autoconsumo de bienes: [bien], [referencia], [estado]”.
- Base imponible: coste (ajustado, si procede).
- Tipo y cuota de IVA.
- Importe total: normalmente solo IVA (precio 0 €).
Registro contable e información de IVA
- Libro registro de facturas expedidas: asienta la repercusión.
- Libro registro de IVA soportado: no procede nueva deducción; en su día ya se dedujo el IVA de adquisición/transformación.
- Modelo periódico: ingresa la cuota en el periodo correspondiente.
Tip: crea una serie específica de facturas para “Autoconsumos” y un código en el ERP para trazabilidad.
Errores comunes que debemos evitar
- Entregar bienes gratis sin factura: hay autoconsumo y debes repercutir IVA.
- Olvidar ajustes por deterioro u obsolescencia: puedes terminar sobretasando la base.
- Cesar con existencias y sin plan: eleva el riesgo de regularización.
- No conservar pruebas de venta o destrucción: te quedas sin defensa ante comprobación.
- Vehículos sin acreditar kilometraje: serán foco de exigencia por uso privado.
- Dar por no sujeta una entrega promocional sin revisar requisitos: no todas las muestras o publicitarios están fuera de IVA.
Preguntas frecuentes
¿Si dono excedentes a una ONG debo repercutir IVA? En términos generales, sí, salvo que concurran supuestosconcretos de no sujeción o exención. Emite factura y documenta la entrega.
¿Cómo valoro un activo muy usado? Parte de su coste histórico y aplica ajustes razonables por uso y obsolescenciacon evidencias (inventarios, reparaciones, tasación interna).
¿Y con bienes fabricados por nosotros? La base es el coste de fabricación, incluyendo materiales, servicios y personal afecto.
¿Puedo evitar el autoconsumo si lo dejo en el almacén hasta vender? Si no se destina a uso privado y se mantiene para venta, no hay autoconsumo. Conserva pruebas de la intención de vender.
¿Qué pasa si regalo unidades de producto en una feria? Revisa si cumplen condiciones de muestra o publicitario de escaso valor. Si no se cumplen, habrá autoconsumo.
¿Existe autoconsumo cuando retiro un bien para usarlo en casa temporalmente? Si el destino pasa a ser privado, sí hay autoconsumo. Si solo es uso demostrativo y retorna íntegro, revisa condiciones y documenta.
Checklist de documentación imprescindible
- Inventario con serie y estado del bien.
- Cálculo de base y ajustes (uso, deterioro, obsolescencia).
- Factura o autofactura de autoconsumo.
- Anuncios o ofertas de venta, si procede.
- Certificados de destrucción o albaranes de chatarrero.
- Acreditación de kilometraje (notarial o ITV) para vehículos.
- Comunicación de baja y justificantes de presentación.
- Archivo digital con nomenclatura estándar y fechas.
Metodología de control interno
- Política escrita de entregas gratuitas y autoconsumos.
- Circuito de aprobación con doble firma para salidas sin precio.
- Serie de facturación específica.
- Revisión trimestral de inventario y movimientos al cierre de IVA.
- Formación periódica del equipo contable.
- Auditoría interna anual de autoconsumos.
El autoconsumo de bienes nace cuando entregamos gratis bienes de la actividad o los trasladamos al ámbito privado. Aunque no cobremos, debemos facturar y ingresar el IVA sobre una base fijada por el coste (más transformación y con ajustes por uso). En un cese, lo más eficiente es liquidar activos antes de cursar la baja; si no puede ser, acredita que nohubo autoconsumo con anuncios, certificados de destrucción o kilometraje. Con procedimientos, controles y pruebas, reducimos riesgos y mantenemos la seguridad fiscal de la empresa.