El registro horario sigue siendo una de las obligaciones laborales más vigiladas. No basta con tener una hoja donde los trabajadores firman o un Excel que se rellena al final de la semana. La Inspección de Trabajo exige sistemas fiables, completos, accesibles y no manipulables.
En 2026, el foco está en la trazabilidad. La jurisprudencia y los criterios inspectores han ido cerrando la puerta a métodos editables que no permiten acreditar con seguridad cuándo se fichó, quién modificó datos o si el registro refleja la jornada real.
Verdasco Asesores señala que las hojas de cálculo editables, como el clásico Excel, ya no ofrecen seguridad suficiente ante una inspección porque carecen de inmutabilidad, trazabilidad y sellado de tiempo.
Por qué el Excel ya no es buena defensa
Excel puede servir para muchas tareas internas. Pero como sistema de registro horario tiene un problema: se puede modificar.
Falta de inmutabilidad
Un registro fiable debe impedir o dejar rastro de alteraciones posteriores.
Si cualquier persona puede cambiar horas sin registro de auditoría, el sistema pierde valor probatorio.
Falta de trazabilidad
La empresa debe saber:
- Quién fichó.
- Cuándo fichó.
- Desde dónde.
- Si hubo modificación.
- Quién modificó.
- Cuándo se corrigió.
- Por qué se corrigió.
Una hoja manual o editable no siempre permite responder a eso.
Qué exige la Inspección
La empresa debe llevar un registro diario de jornada de toda la plantilla.
Ese registro debe ser:
- Completo.
- Real.
- Accesible.
- Conservado.
- Fiable.
- No manipulable.
- Disponible ante Inspección.
La fuente destaca la necesidad de disponibilidad inmediata y remota de los registros cuando los inspectores los soliciten.
A quién debe incluir el registro
La obligación alcanza a toda la plantilla.
Verdasco Asesores recuerda que deben incluirse trabajadores presenciales, teletrabajadores y altos cargos, sin excepciones operativas generalizadas.
Trabajadores presenciales
Deben fichar entrada y salida de forma real.
Teletrabajadores
El trabajo remoto también debe registrarse.
Jornada flexible
La flexibilidad no elimina el registro. Al contrario, lo hace más necesario.
Cuánto tiempo deben conservarse los datos
Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años, de forma segura y accesible.
Por qué importa
Una inspección puede requerir datos de periodos anteriores.
Si la empresa no los conserva o no puede acceder a ellos, puede enfrentarse a sanción.
Sanciones por incumplimiento
La fuente recoge una tabla orientativa de sanciones conforme a la LISOS:
- Infracciones leves: de 750 a 1.500 euros.
- Infracciones graves: de 1.000 a 7.500 euros.
- Infracciones muy graves: de 7.500 a 225.000 euros.
Cuándo puede ser leve
Errores formales o documentales menores.
Cuándo puede ser grave
Ausencia de registro, carencia de sistema o negativa a facilitar datos a Inspección.
Cuándo puede ser muy grave
Transgresión de jornada máxima y horas extraordinarias, especialmente si afecta a muchos trabajadores.
Qué debe tener un buen sistema digital
Sellado de tiempo
Debe registrar fecha y hora de cada fichaje.
Auditoría
Debe dejar rastro de modificaciones.
Acceso remoto
Debe permitir entregar datos a Inspección sin demoras.
Conservación
Debe guardar registros al menos cuatro años.
Integridad
Debe evitar manipulación maliciosa.
Adaptación a teletrabajo
Debe permitir fichaje remoto con garantías.
Registro horario y horas extra
El registro no solo sirve para cumplir una obligación formal.
También permite controlar:
- Excesos de jornada.
- Horas extraordinarias.
- Descansos.
- Distribución irregular.
- Disponibilidad.
- Jornada real frente a jornada pactada.
Si el sistema no es fiable, la empresa pierde capacidad de defensa.
Qué debe hacer una pyme
Revisar el sistema actual
Si usas papel o Excel, conviene migrar.
Comprobar que todos fichan
Nadie debe quedar fuera por costumbre.
Formar al equipo
Los trabajadores deben saber cómo fichar y cómo corregir incidencias.
Documentar incidencias
Olvidos, errores o fichajes incorrectos deben corregirse con trazabilidad.
Revisar teletrabajo
El registro remoto debe ser igual de fiable que el presencial.
Errores frecuentes
Rellenar horas al final de mes
Eso no acredita jornada diaria real.
Permitir ediciones sin rastro
La manipulación destruye valor probatorio.
No registrar teletrabajo
El trabajo desde casa también cuenta.
No conservar cuatro años
La obligación no termina al cerrar el mes.
No entregar datos a Inspección
Puede agravar el incumplimiento.
En 2026, el registro horario debe ser digital, fiable y trazable si la empresa quiere defenderse ante Inspección.
Las hojas de cálculo editables ya no ofrecen garantías suficientes, porque permiten modificaciones posteriores sin auditoría ni sellado de tiempo.
La empresa debe incluir a toda la plantilla, conservar los datos durante cuatro años y facilitar los registros de forma inmediata cuando se soliciten.
El registro horario no es un trámite. Es la prueba diaria de que la jornada se cumple.