Una de las consultas más frecuentes en materia fiscal es si un administrador puede terminar respondiendo por las deudas tributarias o sanciones de la empresa. Esta situación no es excepcional, y cada vez más casos terminan con derivaciones de responsabilidad por parte de la Agencia Tributaria.
Desde nuestra experiencia profesional, es fundamental que los administradores comprendan en qué circunstancias pueden verse involucrados personalmente en estas deudas. La correcta interpretación del artículo 43 de la Ley General Tributaria puede marcar la diferencia entre proteger su patrimonio o verse inmerso en procesos de embargo y reclamación directa.
Qué es la responsabilidad subsidiaria tributaria
La responsabilidad subsidiaria es aquella en la que la administración reclama a un tercero (en este caso el administrador) el pago de deudas cuando el obligado principal (la sociedad) no cumple.
La Ley General Tributaria establece distintos supuestos en los que puede derivarse esta responsabilidad al administrador. Pero no es automática: debe cumplirse una serie de requisitos formales y de fondo.
Requisitos para imputar responsabilidad al administrador
Los principales supuestos en los que se puede imputar esta responsabilidad son:
- Cuando no se cumplen los deberes de ingreso de tributos en plazos establecidos.
- Cuando no se coopera con la administración o se retrasa de forma deliberada la gestión tributaria.
- Cuando hay conductas dolosas, negligentes o de ocultación patrimonial que impiden el cobro por parte de Hacienda.
Para que la administración pueda hacerlo, debe:
- Iniciar expediente formal de derivación.
- Notificar expresamente al administrador con la base legal y motivación concreta.
- Demostrar que no ha podido cobrar de la sociedad.
Sin estos pasos, la responsabilidad no tiene validez legal.
Tipos de responsabilidad en el ámbito tributario
Existen dos grandes tipos de responsabilidad en materia tributaria:
- Responsabilidad subsidiaria: Solo se exige al administrador si la sociedad no paga.
- Responsabilidad solidaria: Se impone cuando hay connivencia o participación activa en la infracción, y permite reclamar desde el inicio a cualquiera de los responsables.
El Tribunal Supremo ha subrayado que solo cabe la responsabilidad solidaria en casos de fraude fiscal probado, participación activa o actos dolosos.
Jurisprudencia clave
En varias sentencias, como la del TS de 25 de febrero de 2022, se concluyó que:
“El simple hecho de ser administrador no basta para derivar responsabilidad, es necesario acreditar la conducta culpable o negligente y seguir el procedimiento legal.”
Esto significa que Hacienda no puede automatizar el procedimiento, sino que debe probar que el administrador incumplió deberes esenciales como presentar declaraciones, actuar con diligencia o cooperar con los órganos de control.
¿Y si el administrador ya no está en funciones?
Otro error común es pensar que, si el administrador cesó en su cargo, ya no puede ser responsable. Sin embargo, si los hechos ocurrieron durante su mandato, la responsabilidad puede extenderse.
El cese debe estar correctamente registrado y notificado en el Registro Mercantil. De lo contrario, se presume su vigencia como responsable.
Cómo evitar la responsabilidad como administrador
Desde un punto de vista práctico, aconsejamos a cualquier administrador seguir estos principios:
- Asegurarse del cumplimiento riguroso de las obligaciones fiscales.
- Documentar todas las decisiones relevantes del órgano de administración.
- Realizar comunicaciones periódicas a Hacienda y mantener actualizados los datos en el censo de entidades.
- Registrar y publicar el cese del cargo en el momento oportuno.
- No avalar ni firmar documentos que puedan suponer una ocultación de patrimonio o simulación.
En caso de duda, siempre es preferible contar con asesoramiento legal especializado.
Consecuencias económicas y patrimoniales
Una vez derivada la responsabilidad, Hacienda puede:
- Embargar bienes del administrador.
- Inscribirlo en listados de morosos.
- Iniciar procedimientos de ejecución forzosa sobre cuentas bancarias, nóminas o propiedades.
Todo ello sin que la empresa haya logrado solventar su situación, lo que demuestra el alto nivel de riesgo personal que conlleva asumir un cargo de administración sin controles adecuados.
Ser administrador exige diligencia
En conclusión, sí es posible imputar responsabilidad subsidiaria a un administrador, pero solo cuando concurren determinadas circunstancias legales. Es imprescindible que los administradores conozcan sus deberes fiscales y documentales, y tomen decisiones respaldadas jurídicamente.