La facturación electrónica avanza en España con un doble movimiento normativo que debemos entender y preparar con antelación. Por un lado, la obligación B2B de la Ley Crea y Crece extenderá el uso de factura electrónica entre empresas y profesionales. Por otro, la Ley Antifraude y su desarrollo reglamentario exigen software de facturación veraz, con registro de eventos, firma y, si lo elegimos, envío automático de datos mediante Veri*Factu. Como pymes y autónomos, nos interesa aterrizar fechas probables, requisitos técnicos, sanciones, y diseñar un plan de adaptaciónque no interrumpa operaciones ni nos haga pagar de más.
En esta guía, en tono “nosotros”, reunimos lo que conviene saber hoy para llegar a tiempo: marcos legales y plazos esperados, qué exige el software, formatos y plataformas habituales (Facturae, FACe/FACeB2B, redes como Peppol), además de checklists y errores frecuentes que conviene evitar. Nuestro objetivo es que tu negocio siga facturando con normalidad cuando vayan activándose las obligaciones.
Dos capas normativas que se complementan
Ley crea y crece: e-factura B2B para combatir la morosidad
La Ley 18/2022 introduce la obligación de emitir y recibir factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales. El espíritu es reducir la morosidad, ganar trazabilidad y digitalizar la relación comercial. La implantación no se produjo de un día para otro: depende del desarrollo reglamentario y prevé ventanas escalonadaspor tamaño de empresa. La forma práctica de prepararse no es esperar al “día D”, sino ensayar hoy la interoperabilidad con clientes y proveedores y depurar los datos maestros.
Ley antifraude y reglamento de software: integridad y Veri*Factu
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y el Reglamento de sistemas de facturaciónmarcan cómo debe comportarse el software: integridad, trazabilidad, registros de eventos, firma, sellado de tiempoy códigos de verificación. Como contribuyentes, podemos enviar automáticamente los registros a la Agencia Tributaria (opción VeriFactu*) o conservarlos firmados y a disposición de la Administración. En ambos casos, el programa debe cumplir requisitos técnicos y bloquear prácticas de borrado o alteración no justificadas.
Calendarios: qué horizonte manejamos y cómo planificarnos
Los calendarios se han ido perfilando con normas y borradores. A efectos operativos, nos conviene trabajar con un horizonte 2025–2026 en dos ejes:
- Software veraz y Veri*Factu: entrada en 2026 con periodos diferentes para sociedades y autónomos; desde 2025ya se exige que el software en el mercado cumpla con los requisitos del reglamento y sus modificaciones, de modo que, si renovamos o compramos, compremos bien desde ahora.
- Factura electrónica B2B (Crea y Crece): despliegue por fases una vez se culmine el reglamento específico; previsión de que empresas de mayor tamaño entren antes y, después, el resto de pymes y autónomos.
Aunque puedan surgir ajustes de fechas en la tramitación, nuestra planificación interior no debe esperar: inventario de procesos, pruebas piloto y elección de proveedor se pueden completar ya.
Qué exige el software: requisitos técnicos que debemos verificar
No basta con “emitir PDF”. El programa de facturación debe incorporar capacidades que garanticen veracidad y trazabilidad:
- Registro de eventos por cada factura: creación, modificación, anulación y envío, con sello temporal y huellasencadenadas.
- Firma de registros y bloqueo de alteraciones no justificadas.
- Series y numeración coherentes, sin “agujeros” arbitrarios.
- Código QR y etiquetas exigibles para consulta y verificación, según las especificaciones vigentes.
- Conectores para Veri*Factu (si optamos por el envío inmediato) o mecanismo de conservación firmada y puesta a disposición si elegimos no enviar automáticamente.
- Exportación de datos en formatos estandarizados y libros de registro compatibles con requerimientos de la Administración.
Un buen proveedor nos permitirá configurar el modo con envío (Veri*Factu) o sin envío, manteniendo todas las garantías técnicas en ambos casos.
Plataformas y formatos: cómo nos vamos a entender con clientes y Administración
Facturae y facturación con administraciones (B2G)
Para facturar a Administraciones Públicas, el estándar Facturae (XML) con firma XAdES es el lenguaje base. Puede gestionarse desde aplicaciones oficiales o soluciones de mercado, con presentación a través de FACe y seguimiento de estados (registrada, aceptada, rechazada, pagada). Nuestra recomendación es automatizar la generación de Facturae y validar que la firma y los metadatos cumplen la versión vigente del esquema.
FACeB2B y redes de intercambio en el sector privado (B2B)
En operaciones B2B, además del intercambio directo (ERP-ERP) y portales de clientes, existe FACeB2B como plataforma para remitir facturas entre empresas y, en particular, para subcontratistas en cadenas de contratación. Muchas organizaciones también utilizan redes y conectores compatibles con el estándar europeo EN 16931 y Peppol BIS Billing 3.0. Probar un canal de recepción y otro de emisión reduce fricciones cuando lleguen las obligaciones.
Peppol y EN 16931
La normalización europea favorece que los ERP se hablen entre sí. Si trabajamos con clientes internacionales o grupos con presencia en varios países, conviene pedir compatibilidad EN 16931 y conectividad Peppol; nos ahorraremos conversiones manuales y rechazos por validaciones.
Qué cambia en nuestro día a día: procesos y gobierno del dato
Catálogo de terceros y condiciones de cobro
La e-factura gana cuando el maestro de clientes y proveedores está limpio: NIF, direcciones, códigos DIR si facturamos a AAPP, plazos de pago pactados y medios de cobro. Mantener datos completos reduce rechazos y acelera cobros.
Series, numeración y eventos
Debemos definir series (por actividad, centro, país) y aplicar reglas estables de numeración. El registro de eventos debe quedar automático en nuestro sistema: no es un “extra”; es parte del cumplimiento.
Abonos, rectificativas y duplicados
Las rectificativas necesitan vincularse a la factura origen, y los abonos deben estar justificados y trazables. Los duplicados deben etiquetarse como tales. Un manual interno con casuísticas evita improvisaciones.
Conservación y acceso
Aunque usemos Veri*Factu, seguimos siendo responsables de conservar información durante los plazos legales y ponerla a disposición cuando nos lo requieran. Un archivo electrónico con índices y búsqueda por metadatos es la forma más segura de responder rápido.
Sanciones y riesgos: por qué conviene adelantarse
Las sanciones no se limitan a “no emitir e-factura” cuando sea obligatoria. También existen multas por no usar software conforme, no conservar registros o no facilitar acceso a la información. Además del coste económico, el riesgo operativo de no poder facturar a un cliente porque rechaza formatos o validaciones tiene impacto directo en tesorería. Por eso preferimos llegar antes que apurar la fecha límite.
Plan de adaptación en seis pasos
Paso 1. Diagnóstico de madurez
Inventariamos cómo facturamos hoy: fuentes de datos, ERP, add-ons, portales de clientes, series, abonos, procesos de revisión y archivos. Identificamos cuellos de botella y puntos manuales.
Paso 2. Selección de proveedor y arquitectura
Pedimos a proveedores certificados que cumplan requisitos del reglamento, Veri*Factu y estándares (Facturae, EN 16931, Peppol). Solicitamos pruebas de concepto con muestras reales y plan de integración con nuestro ERP.
Paso 3. Gobierno del dato y limpieza de maestros
Depuramos el maestro de clientes y proveedores; normalizamos campos obligatorios; recopilamos códigos y puntos de entrada (AAPP y grandes cuentas). Definimos responsables y SLAs de actualización.
Paso 4. Configuración de series y circuitos de aprobación
Diseñamos series por negocio/país, definimos roles aprobadores y pistas de auditoría. Configuramos plantillas de factura con metadatos completos y códigos exigidos (por ejemplo, QR cuando aplique).
Paso 5. Conectividad y pruebas end-to-end
Probamos emisión y recepción con clientes y proveedores piloto por dos canales: FACe/FACeB2B o red privada y Peppol. Documentamos errores típicos (IVA, retenciones, códigos de artículo) y validaciones del receptor.
Paso 6. Formación, manuales y soporte
Formamos a administración, ventas y finanzas en nuevos flujos, rectificativas y consultas. Publicamos manuales internos; fijamos métricas: porcentaje de rechazos, tiempo de emisión, plazo de cobro.
Preguntas frecuentes que recibimos a diario
¿Estamos obligados a enviar todo por Veri*Factu?
No necesariamente. Veri*Factu es una opción muy cómoda (envío automático), pero también podemos conservarregistros firmados y ponerlos a disposición cuando se requiera. En ambos casos, el software debe cumplir.
¿PDF firmado vale como e-factura?
El PDF por sí solo no es factura electrónica estructurada. Para AAPP necesitamos Facturae; para B2B, lo razonable es usar formatos estructurados compatibles con los validadores y redes que use nuestro cliente.
¿Cómo afectará a mis plazos de cobro?
La e-factura facilita seguimiento de estados, reduce errores y rechazos y, si acordamos mensajes de estado con clientes, acorta la disputa por incidencias. No es automático, pero ayuda.
¿Debo cambiar de ERP?
No necesariamente. Muchos ERP ya ofrecen módulos para Facturae, FACe/FACeB2B, Peppol y Veri*Factu. Si el nuestro no lo soporta, podemos añadir una pasarela.
¿Qué pasa con tickets y TPV?
Los sistemas de punto de venta también deben cumplir el reglamento: registro de eventos, firma y bloqueos. Revisemos TPV y cajas; no dejemos el retail para el final.
Errores frecuentes que conviene evitar
- Comprar software sin certificaciones ni hoja de ruta para Veri*Factu o EN 16931.
- Seguir en Excel/Word cuando necesitamos registros firmados y trazabilidad.
- Ignorar el maestro de terceros: luego aparecen rechazos por datos incompletos.
- No probar recepción: emitir suele funcionar, recibir y conciliar es donde se atasca la operativa.
- Olvidar abonos y rectificativas: son los casos que más rompen series si no están bien diseñados.
- Subestimar la formación: administración y ventas deben saber qué cambió y cómo actuar.