Incorporar un becario extranjero, especialmente uno bajo el programa Erasmus, plantea diversas dudas legales en cuanto a su registro en la Seguridad Social y la cotización asociada. Las empresas en España deben entender las particularidades en la normativa de cotización para estudiantes universitarios, ya que estos detalles garantizan la legalidad en la contratación de becarios que realicen prácticas laborales o no laborales en su compañía.
En este artículo aclaramos las circunstancias que obligan a dar de alta en la Seguridad Social a un estudiante Erasmus, cómo gestionar su incorporación y cuáles son las excepciones aplicables a estudiantes extranjeros en prácticas en España.
¿Qué dice la normativa sobre los becarios en empresas españolas?
Los estudiantes que realizan prácticas en empresas, ya sean universitarios o de formación profesional, tienen la posibilidad de integrarse en el entorno laboral mediante dos tipos de prácticas: remuneradas y no remuneradas. Estas prácticas pueden exigir una cotización obligatoria a la Seguridad Social, lo cual depende de diversos factores como el tipo de prácticas y el origen del centro de estudios del estudiante.
En general, los becarios que realizan prácticas no laborales en empresas están sujetos a requisitos legales específicos. Con el fin de evitar incumplimientos o sanciones, es necesario definir cada uno de estos escenarios en función del tipo de contrato de prácticas.
Prácticas remuneradas: alta y cotización en la Seguridad Social
Cuando se trata de prácticas remuneradas, el proceso de alta en la Seguridad Social debe realizarse antes del comienzo de las actividades del becario en la empresa. Esto es esencial para que, desde el primer día de actividad, el becario cuente con la protección y beneficios correspondientes en su afiliación.
Requisitos específicos de afiliación y cotización en prácticas remuneradas
- Alta en la Seguridad Social: La empresa debe dar de alta al becario bajo su código de cuenta de cotización (CCC) y, en el campo “Relación Laboral de Carácter Especial”, se deberá utilizar la clave 9939 (prácticas formativas remuneradas).
- Base de cotización: El tipo de cotización se calcula en función de las normas aplicables a los contratos de formación en alternancia, con una cuota fija anual determinada por la ley.
- Reducciones aplicables: Las empresas pueden beneficiarse de una reducción del 95% en las cuotas de contingencias comunes, mientras que las cuotas correspondientes a desempleo, FOGASA y formación profesional no aplican a este tipo de prácticas.
Este tipo de prácticas, además de remunerar al becario, ofrecen beneficios y protecciones adicionales que constituyen un incentivo para los estudiantes, quienes pueden realizar actividades prácticas en un entorno empresarial protegido.
Prácticas no remuneradas: requisitos y cotización especial
Las prácticas no remuneradas representan una modalidad en la que el becario no recibe salario directo. No obstante, la empresa está igualmente obligada a dar de alta al estudiante en la Seguridad Social, siguiendo un proceso diferente al de las prácticas remuneradas.
Afiliación y cotización en prácticas no remuneradas
Para este tipo de prácticas, la normativa exige a las empresas realizar una serie de gestiones administrativas:
- Código de cotización específico: En lugar del CCC ordinario, la empresa debe solicitar un CCC específico a la Tesorería de la Seguridad Social para encuadrar a los becarios que realizan prácticas no remuneradas. Esto permite distinguir esta actividad en el sistema de cotización, dado que las características de la relación laboral son diferentes.
- Cotización por día trabajado: En el caso de prácticas no remuneradas, la cotización se efectúa en base a un pago fijo por cada día de actividad efectivamente realizado por el becario. Estos pagos deben ingresarse en la Seguridad Social trimestralmente, durante el mes posterior al cierre de cada trimestre (por ejemplo, los días trabajados de enero a marzo deben ingresarse en abril).
Es importante para la empresa cumplir con estos plazos y conceptos de cotización específicos, ya que esto asegura la cobertura del becario en caso de cualquier eventualidad durante sus prácticas.
Excepciones para estudiantes Erasmus: ¿qué ocurre cuando el becario está matriculado en un centro extranjero?
Para los estudiantes Erasmus o aquellos provenientes de centros formativos fuera de España, la normativa ofrece una excepción importante en términos de alta y cotización en la Seguridad Social. Este aspecto aplica tanto a prácticas remuneradas como no remuneradas, siempre y cuando el becario esté inscrito en una institución educativa extranjera.
¿Es obligatorio cotizar por un estudiante Erasmus?
La normativa de la Seguridad Social en España excluye de la obligación de alta y cotización a los estudiantes matriculados en centros formativos extranjeros. Esto significa que si tu empresa acoge a un becario Erasmus en prácticas, no es necesario que tramites su alta en la Seguridad Social ni que cotices por él.
No obstante, la empresa debe seguir algunas recomendaciones adicionales para protegerse y evitar posibles problemas durante el período de prácticas de un estudiante Erasmus.
Recomendaciones para empresas con estudiantes Erasmus en prácticas
Si bien no es obligatorio dar de alta en la Seguridad Social a los becarios Erasmus, es prudente adoptar ciertas medidas preventivas para asegurar tanto los intereses del estudiante como los de la empresa:
- Firmar un convenio con el centro formativo: Es recomendable firmar un convenio con la universidad o centro educativo del estudiante. En este acuerdo, se deben especificar las condiciones de las prácticas y verificar que el centro cuente con un seguro escolar o cobertura de accidentes para el estudiante.
- Solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea (TSE): Para proteger la salud del becario, aconseja al estudiante tramitar su TSE, la cual le brindará acceso a atención sanitaria en España. Esta tarjeta cubre gastos médicos en situaciones de emergencia, como una gripe, accidentes leves u otras eventualidades.
- Responsabilidad civil: Asegúrate de que tu empresa cuente con una póliza de responsabilidad civil que cubra eventuales incidentes o daños causados por el becario durante su estancia en la empresa.